Centralización y automatización de operaciones multisucursal
Sistema a medida que reemplazó la coordinación por mensajes y planillas por una plataforma única para gestionar pedidos, sueldos y soporte en cientos de sucursales.
Aconcagua
Pasamos de coordinar cada pedido por mensajes a tener todo centralizado en el sistema: un proceso que antes nos llevaba horas hoy se resuelve en minutos.
Descripción general
Aconcagua es una empresa de servicios de limpieza con presencia en distintas provincias de Argentina, donde además comercializa productos. Su operación está distribuida en cientos de sucursales y cientos de usuarios.
Con una estructura tan amplia, la gestión diaria dependía de mensajes y planillas, lo que generaba demoras, descoordinación y mucho trabajo manual entre sucursales, administración y proveedores.
Desarrollamos un sistema a medida que centraliza y automatiza sus procesos clave. Comenzamos por la gestión de pedidos y hoy avanzamos sobre el control de sueldos y un asistente de IA integrado, con el objetivo de centralizar por completo la operación de Aconcagua.
Desafío
Antes del sistema, todo el circuito de pedidos se manejaba de forma manual y descentralizada:
- Los pedidos se hacían por mensajes, con varias personas coordinando las sucursales de cada provincia.
- Había que verificar producto por producto si estaba disponible para esa sucursal y si el proveedor lo tenía.
- Largas conversaciones de ida y vuelta con cada sucursal hasta concretar cada pedido.
- El trabajador debía crear desde cero la hoja de pedido para enviarla al proveedor.
- No existía un control centralizado del estado del pedido ni de la confirmación de entrega.
- El control de sueldos se llevaba en Excel, sin permisos por rol: todos podían ver y modificar todo.
Solución desarrollada
Construimos una plataforma a medida que da acceso a todas las sucursales y reordena cada proceso según el rol de quien lo usa:
Sucursal
Crea pedidos según lo configurado y confirma la recepción de la entrega.
Administrador
Define límites por sucursal, verifica cada pedido y controla su estado.
Proveedor
Recibe la hoja de pedido en PDF de forma automática e inmediata.
Gestión de pedidos centralizada
- Acceso para las 228 sucursales para realizar pedidos directamente desde el sistema.
- El administrador configura por sucursal qué puede pedir, con qué límites y condiciones.
- Al crear un pedido, el sistema notifica al administrador para su verificación.
- Generación automática del PDF de hoja de pedido y envío inmediato al proveedor.
- Seguimiento del estado del pedido, desde creado hasta entregado, controlado por el administrador.
- El usuario de la sucursal confirma la recepción para cerrar el proceso.
Control de sueldos (en desarrollo)
- Vistas simplificadas según rol: el encargado ve a sus empleados y solo carga inasistencias.
- El administrador controla sueldos y la gestión completa, con permisos diferenciados.
- Búsqueda y filtrado cómodo de cada usuario, reemplazando el Excel sin control de acceso.
Asistente de IA integrado (en desarrollo)
- Chat con toda la información de la empresa y del sistema.
- Responde al instante las dudas de los usuarios (encargados, RR.HH. y demás) sobre qué hacer dentro del sistema.
- A futuro: marcado de inicio de jornada por parte de los empleados y gestión de asistencia.
Resultado
El primer proceso automatizado —la gestión de pedidos— pasó de depender de mensajes y trabajo manual a estar completamente centralizado en el sistema.
Lo que antes le tomaba a un administrador unas 4 horas procesar 10 pedidos, hoy se resuelve en alrededor de 10 minutos: cada pedido se arma según la configuración previa y solo resta confirmarlo y enviar la hoja.
Con el control de sueldos y el asistente de IA ya en desarrollo, en cuestión de meses Aconcagua quedará totalmente centralizada, con cada proceso optimizado y más eficaz.
Impacto
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